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8个步骤,6个建议,组织一场高效的线上会议
版块:网络资源   类型:普通   作者:小羊羔links   查看:202   回复:0   获赞:0   时间:2022-01-24 23:01:10


  • 来 源|《远程工作法》 中信出版集团2021年12月出版
  • 作 者|戴维·布尔库什(David Burkus

疫情的发展,使得我们的工作生活方式乃至商业模式随之变化,许多线下会议也都转为了线上,诸如腾讯会议等线上会议软件的用户呈几何倍数增长。 
 
在许多公司,线上会议通常是领导者非常担心的事情之一,甚至很多公司的领导者听到最多的就是“线上会议没什么用”。
 
但公平地说,面对面的线下会议也收效甚微。
 


会议时间太长,PPT 过于繁多;
发言人讲话没有重点,与会者参与感不强;
每次会议结束都没有解决实际问题等等;
以上这些是很多人不喜欢开会的原因。
 
显然开会这件事情不会立即消失,人们还是认可举办会议的价值和必要,只是在会议的执行过程中,所有这些价值似乎都消失了。
 
在线上会议中,无效会议的弊端更加明显。如果员工开完会后觉得“整场会完全可以用一封电子邮件解决”,那么完全可以判定这是一场浪费大家时间的无效会议,也会影响参会人员对整个团队的看法。
 
因此,我们有必要去了解如何规划、开展一场有效的线上会议,并且合理地计划、组织,以及跟进会议。
 

8个步骤组织高效的线上会议
 
以下便是组织完美线上会议的8个步骤,无论是团队的第1次线上会议,还是第47次,你都可以参考它。
 
1. 带着目标去规划。
 
“定期开会的时间到了”并不是一个开会的充足理由,你还是要提前通知团队成员开会事项。

正确的目标会让规划过程更顺利,因为参会者能对将要讨论的内容有真切的期望,并可以进行相应的规划。
 
召开会议的其他可行理由还包括 对某个问题展开讨论、提出想法、做出决定, 者实时协作完成一份文件。

每次会议只针对一个目标,如果问题不止一个,你就该考虑组织两次会议,即使在同一天也无妨。
 
2. 精简参会人员。
 
不是团队中的每个人都要出席所有会议,你每次发出会议邀请,其实都会妨碍他们处理真正想做的工作。

请记住,1小时的9人会议的成本不是1个小时,而是9个小时。

随着会议人数的增加,会议的有效性通常会下降。所以你要明智地利用员工的时间,参会者名单越短越好。
 
3. 制定合理的议程。
 
每次会议都应该准备一份议程,而且要正确合理。研究表明,仅有议程并不会改变任何人对会议有效性的看法,重要的是议程内容是否合理,以及会议是否按照议程举行。
 
同时,议程不要使用太抽象的标题,而是用问题的方式呈现。例如,将“营销问题”改为“如何在减少 预算的同时保持收益不变?”, 者是把“随便聊聊”改为“有哪些重要的信息需要分享?”。
 
问题式标题有两个好处。第一,当你提前发布议程时,人们就有了相应的情绪基调。第二,问题式标题可以让每个人都清楚会议是否真的有效。如果问题得到了解决,那就是一次真实有效的会议。
 
4. 提前10分钟开启会议通道。
 
善用会前时间有助于提升团队关系。线下会议中,关系的建立可能是因为参会者能一起从工位走到会议室,也可能是因为他们提前到会议室聊天。

而在线上,如果你准时开始会议,就无形中剥夺了团队的社交时间。

所以提前10分钟开启会议通道,并告知团队可以随时进入。在这10分钟,你还可以问一些问题,鼓励参会者分享现实经历。
 
5. 利用会议记录。
 
每次开会应该指派一位记录者来记录会议的讨论内容。尤其要记录下之前没发现的问题、新的想法和决策,以及相应的解决措施。

谁在哪个时间点说了什么并不重要,重要的是要记录下参会者提出了什么想法,以及谁承诺对这些想法采取什么行动。
 
6. 不要离题。
 
随着会议的进行,一定要保证讨论不要离题,并坚持执行计划好的时间分配。一旦你稍不注意,那些在谈话中占据主导地位的过度分享者就会让讨论迅速跑题;还有些假装问问题,但实际上只是想秀出长篇大论的人也会让会议跑偏。
 
会议安排有着明确目的,因此你要打断他们,让他们克制自己的分享欲。如果有人迟到了,你也不需要浪费时间重复介绍之前讨论的内容。他们有会议议程,也可以随时观看会议回放 阅读会议记录。
 
7. 结束时进行总结。
 
随着会议接近尾声,你要及时拉回所有人的注意力,并快速总结会议内容。

如有需要,你可以让指定的记录者回顾会议记录, 者简单地捋一遍议程中的问题,并询问每个人是否已经得到了答案。

最后,确认需要跟进的员工是否理解。如果可能的话,最好敲定每个行动方案的提交时间。
 
8. 别急着关闭会议通道。
 
按时 提前结束会议,但不要立即关闭会议通道。就像你提前几分钟开启会议一样,结束会议后一样可以让人们继续进行交流。

如果你是线上会议的“主持人”,你可能必须等到所有人都离开会议;但如果你需要专注于其他事务,你可以选择静音并关闭摄像头。
 
另外,会后一定要发送会议记录, 者让人们知道如果错过了会议,可以在哪里观看 收听回放。你也可以向团队成员询问会议反馈,这样可以帮助你根据他们的喜好做出调整,以此改善下一次会议。
 

改进线上会议的6个小建议
 
如果遵循了上述步骤,你的会前时间和会后的很长一段时间,都会被员工认为是有价值的。

不过这里还有一些小建议,可以帮助你更有效地规划和组织线上会议。
 
1. 控制发言时间
 
所有会议真正有价值的地方都在讨论过程中显现,线上会议尤其如此。

一个人演讲的时间过长,会让团队成员对会议抱有随意、轻视的态度,然后退出去做一些真正的工作, 者去玩手机。

因此即使需要发言,你也要鼓励发言人不时停下来提问,进行简短的讨论,以重新吸引听众的注意力。
 
2. 鼓励交流时互提姓名
 
说到吸引注意力,没有什么比听到自己的名字更能吸引人了。叫名字可以吸引那些还没有参与到谈话中的人,让他们感到自己被重视。

但同样要立好规矩,让每个人在说话之前都先自报家门(如“我是XX,我们来聊聊……” 。

这样有助于让发言者有存在感,并让听众清晰明了,还能让你更容易从参会者中找出谁在发言。
 
3. 从积极的事情开始讨论
 
开会和很多事情一样,都会受到第一印象的影响,最先提到的事情更容易被记住。

被记住的不仅有内容,还有情绪。因此以积极的态度开始,人们就会记住这是一次积极的会议。

事实上甚至有研究表明,会议也有传染效应,也就是说,如果团队的领导者一开始就带着正能量,那么随着时间的推移,这种正能量和积极情绪也会传染给团队的其他成员。
 
4. 适当休息
 
以视频会议为例,斯坦福大学开展的一项研究发现,视频会议会扰乱我们的个人空间感,甚至引发恐慌反应。

在视频会议中,我们认为的某人在个人空间中的占比,很大程度上取决于他在屏幕上的脸的大小。

大脸会让人觉得别人离得很近,甚至会让参与者产生类似于“打还是跑”的应激反应。

而满屏小脸看起来就像远处的人群,而且全都在盯着自己。这两种情况对我们的大脑来说都不是那么舒服。
 
因此,在长时间的会议中,需要频繁的休息来舒展身体、放松眼睛, 者分割屏幕, 幻灯片和其他刺激大脑的视觉元素,这些都有助于减少视频疲劳。
 
5. 拆分团队
 
如果你的团队太大,所有人都要参加线上会议,可以考虑留出时间进行分会场讨论。

这样可以提高每个人的参与度,防止过度分享者主导谈话。只要你能够提纲挈领,注意到每个分会场里的宝贵想法,并带回主会场集中讨论即可。
 
6. 利用聊天对话框
 
理想情况下,对话框里的讨论和滚动留言应该越少越好,以便参会者专注于会议。

但总有一些时候,有人需要向主持人发送简讯、即时共享资源, 者解释他们不得不临时退出的原因。

上述情况最好能在聊天对话框中说明,而不是打断讨论进程。
 
将这6个小建议与之前的8个步骤相结合,你就可以利用线上会议挖掘出团队中每个人的奇思妙想,而不是让他们觉得只需要一封电子邮件就能解决问题。
 
-end-

疫情带来的不仅是线上会议用户的激增,更是线上学习自我提升的猛烈竞争。

毕竟未来的竞争不是取决于我在某公司上过多久的班,
而是我有在哪方面有专业能力;
能做出怎样的成果;
达到达到怎样的效益。

个人品牌的时代;
也是以能力为王的时代;
提升自我能力,是打造个人品牌的关键。


如何才能提升自己呢?
不断的学习,反复的实践。

得到发布的《2021得到终身学习者图鉴》统计;
28-35岁用户超4成;
用户日均学习时长61分钟;
早7晚10成为学习高峰时段。

不难看出,处在事业上升期的职场人已成为学习主力军。

那么不断学习的职场人,学习的效果如何呢?

2021年,GHR调研5000+位HR在学习中遇到的问题,总结下来可分为以下3类

1,学习各种知识理论,一遇到问题还是没法解决,空有想法没法落地;
2,学习的知识过于碎片化,不能构建专业体系;
3,对职业发展感到迷茫,日常忙于各种繁琐事务,不知何时才等成长一个台阶。


即使我们把空闲时间都用来学习,能运用到工作的理论方法也少之又少。


课程太多太杂,不能系统学习、形成知识网怎么办?
几天就把课学完了,没有后续加固怎么办?
工作中不会运用学到的知识又怎么办?

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